Entretien annuel, 5 erreurs que vous ne devez plus commettre

Dans cet article, on vous explique comment réussir vos entretiens annuels en évitant certaines erreurs que beaucoup de managers commettent sans s’en rendre compte.

Quels sont les enjeux de l’entretien annuel d’évaluation ?

L'entretien annuel, moment crucial dans la gestion des ressources humaines, offre une opportunité unique pour les managers et les employés de réfléchir sur l'année écoulée, de discuter des performances, de fixer des objectifs futurs et de renforcer la relation professionnelle.

Cependant l’entretien annuel est un exercice périlleux pour trois raisons principales :

• Dans de nombreuses entreprises et plus particulièrement dans les TPE/PME il n’est pas formalisé. On hésite alors sur la tournure que va prendre cette entrevue : discussion informelle, séance de coaching, négociation de salaire, présentation de doléances, ou dans le pire des cas…règlement de compte.
• Le moment n’est pas propice à la discussion. Souvent en fin d’année, tout le monde est fatigué, stressé et on a qu’une seule envie, c’est de ne pas rajouter un meeting de plus sur sa to-do list, qui plus est un meeting rempli d’enjeux….
• L’entretien annuel est un moment qui cristallise beaucoup d’enjeux : performance du salarié, messages à faire passer, perspectives de carrière, bilan de l’année écoulée, besoins et objectifs…. Ça fait beaucoup pour une seule entrevue !

Erreur 1 - Attendre la fin d’année pour recadrer un collaborateur

“Sylvie, je voulais revenir sur ta gestion désastreuse du dossier XYZ, tu te rappelles en mars dernier…” C’est l’erreur que l’on constate le plus dans ce genre d’exercice : attendre la fin de l’année pour évoquer une faute, un manquement ou une mauvaise conduite de la part d’un collaborateur.

Souvent par manque de courage et par peur du conflit un manager va décider de ne pas aborder de manière franche le problème avec un membre de son équipe. Ce report du recadrage peut s'avérer préjudiciable à plusieurs égards.

→ Tout d'abord, en retardant les feedbacks constructifs, le manager perd l'occasion d'apporter des ajustements en temps réel et de guider le collaborateur vers une amélioration continue tout au long de l'année.

→ En outre, cette approche peut créer une atmosphère de tension accrue, les problèmes non résolus s'accumulent jusqu'à l'entretien annuel. Cela peut rendre la discussion plus intense et émotionnelle, compromettant ainsi la qualité du dialogue et la capacité du collaborateur à assimiler efficacement les commentaires.

Tout est plus simple quand on se parle et quand la communication est encouragée au sein d’une équipe.

Erreur 2 - Ne pas prendre le temps de se préparer 🤦‍♂️⏳🚫

Pour que l’échange soit constructif, la préparation du manager est au moins aussi importante que celle du salarié !

Bien souvent, l’entretien d’évaluation n’a lieu qu’une fois par an, c’est pourquoi il est primordial que celui-ci soit aussi riche que possible et que l’atmosphère soit propice à l’échange afin de pouvoir discuter, analyser, réfléchir et proposer ensemble des solutions.

Pour cela, un seul moyen : la préparation ! Et en particulier celle du manager. Voici quelques tips pour savoir de quoi vous parlez :

• Ayez un fil conducteur pour tous vos entretiens ou au moins la liste des points à aborder. Par exemple : Recueil des impressions sur l’année écoulée, projets, réussites, difficultés, questions, objectifs, rémunération.
• Prenez des notes sur les personnes que vous managez pendant l’année pour arriver avec des faits concrets et un discours personnalisé.
• Consultez le document d’évaluation AVANT l’entretien pour ne pas avoir l’air de tout découvrir au moment de l’entrevue.

Erreur 3 - Ne pas prendre l’entretien au sérieux 🤔💼🕰️

Considérer l'entretien annuel comme une simple formalité, même avec un salarié dont la collaboration semble sans accroc, constitue une erreur stratégique. Consacrer une heure de votre temps à un entretien annuel offre l'opportunité d'en faire un moment de qualité, une occasion de mieux connaître votre collaborateur. Profitez de cette occasion pour explorer sa perception du travail, de l'entreprise, et comprendre sa vision pour l'avenir au sein de l'organisation.

Un autre aspect crucial est de maintenir une concentration totale pendant cet échange. Évitez les distractions courantes telles que "Donne-moi deux minutes, c'est un coup de fil important…". Si nécessaire, réservez une salle de réunion tranquille, prenez des notes sur un carnet pour instaurer une équité d'attention et éviter de rester fixé sur l'écran de votre ordinateur.

L'entretien annuel représente bien plus qu'une simple formalité administrative ; il constitue une opportunité précieuse de renforcer la compréhension mutuelle, d'approfondir la relation professionnelle et d'optimiser la collaboration pour le bénéfice tant du collaborateur que de l'entreprise. En le prenant au sérieux, vous maximisez son potentiel en tant que levier pour favoriser la croissance individuelle et collective au sein de votre équipe.

Erreur 4 - Se concentrer uniquement sur le salaire 💵🚫🤝

Se limiter à parler du salaire lors de l'entretien annuel est une erreur. C’est souvent ce qui se passe lorsqu’un manager n’a pas préparé son entretien et que le salarié prend le lead sur le déroulé de l’entretien.

Cette focalisation sur le salaire est aussi très courante si vous managez une équipe de commerciaux qui ne plaisantent pas avec les mots primes et bonus.

Bien sûr, l'argent est important, il faut en parler, mais si on se fixe uniquement là-dessus, on passe à côté de beaucoup d'autres choses importantes.

Pour tirer le meilleur parti de cet entretien, il est judicieux d'inclure la discussion sur le salaire dans un échange plus large sur le travail et les perspectives. En abordant différents sujets, on s'assure que l'entretien est complet et qu'on ne rate pas l'opportunité de discuter de ce qui compte vraiment pour la croissance du collaborateur et de l'entreprise.

Autre idée : prévoir un entretien différent pour discuter de la rémunération !

Erreur 5 - Se concentrer uniquement sur les points négatifs 🤷‍♀️💔👥

Focaliser exclusivement sur les aspects négatifs lors de l'entretien annuel représente une erreur majeure. Cela peut partir d’un bon sentiment, celui de faire progresser le salarié. Mais s'il est crucial d'aborder les domaines nécessitant amélioration, vous ne pouvez pas commencer par le négatif dans un rendez-vous aussi important.

Se fixer uniquement sur les aspects négatifs peut non seulement décourager le collaborateur, mais aussi conduire à une perte de motivation et d'engagement. Il risque de se renfermer dans sa coquille pour se protéger d’autres potentielles attaques de votre part et le dialogue sera rompu.

Impossible de croire que tout est négatif chez l’un de vos collaborateurs. Alors trouvez et listez quelques-unes de ses réussites afin de briser la glace en début d’entretien, remerciez pour les efforts et le travail accompli et passez à la suite.

Erreur - Négliger les besoins et les défis professionnels de votre salarié 🛠️💼💻💻

Il est essentiel que votre collaborateur se sente capable d'atteindre les objectifs qui lui sont assignés, que ce soit en termes de compétences, de ressources ou de conditions de travail. Prendre en compte ses besoins et difficultés professionnelles est crucial pour une gestion efficace. Interrogez-le sur ses besoins en matière de formation, ses attentes en termes de qualité de vie au travail, etc. :

• Quels sont ses objectifs professionnels à court et à long terme ?
• A-t-il des aspirations spécifiques en matière de progression de carrière ?
• Quels sont les défis qu'il rencontre dans ses missions actuelles ?
• Y a-t-il des compétences ou des formations qu'il estime nécessaires pour atteindre ses objectifs ?

→ En abordant ces sujets, vous créez un environnement où votre collaborateur se sent écouté, soutenu et aligné avec les objectifs de l'équipe et de l'entreprise.

Erreur : Définir des objectifs inatteignables sans consulter votre équipe

Établir des objectifs irréalisables pour l'année à venir peut être un facteur majeur de démotivation. Des attentes trop élevées peuvent créer du stress et entraver la performance globale de l'équipe.

Pour éviter cette erreur, assurez-vous de définir des objectifs SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis.

Avant de fixer ces objectifs, consultez vos collaborateurs ou votre équipe pour comprendre leurs perspectives et leurs idées :

• Sont-ils d'accord avec les objectifs proposés ?
• Pensez-vous que ces objectifs sont atteignables dans le délai défini ?
• Ont-ils des suggestions ou des préoccupations concernant ces objectifs ?

En impliquant votre équipe dans le processus de définition des objectifs, vous favorisez l'engagement et la responsabilité collective. Vous vous assurez que les objectifs sont alignés avec les capacités et les aspirations de chaque membre de l'équipe, renforçant ainsi la motivation et la réussite globale. Ignorer cette étape peut conduire à des objectifs déconnectés de la réalité, entraînant frustration et démobilisation au sein de votre équipe… et un entretien annuel qui se transforme en échec.

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