Infobésité : et si on faisait un régime avant l’été ?

Il est devenu crucial de gérer l'infobésité afin de protéger la santé mentale des employés et de maintenir une efficacité opérationnelle.

Comment lutter contre cette boulimie d’informations qui menace notre équilibre mental à long terme ? Dans ce (court) article, découvrez tous nos conseils “minceur” avant l’été !

Fun fact #1 - Au 1er siècle avant JC, Sénèque déplorait déjà «l’abondance de livres et la distraction».

Pourquoi l'infobésité est-elle un problème ?

Je n’ai même pas pris le temps de définir l’infobésité tant je suis certaine qu’au quotidien, du stagiaire au CEO, tout le monde expérimente cette exposition à un surplus d’information.

Et chacun de constater les ravages potentiels de ce fléau moderne sur notre équilibre psychologique.

En effet, la généralisation des usages du numérique n’a pas eu que des effets bénéfiques. Dans les entreprises, la digitalisation de la quasi-totalité des processus a certes permis de gagner du temps. Mais elle est aussi la cause d’un malaise profond.

Les collaborateurs croulent sous des avalanches d’e-mails, de notifications, de commentaires, de rendez-vous qui les submergent et les empêchent de se concentrer sur l’essentiel. L’introduction d’outils collaboratifs - notamment pendant la crise sanitaire - et la massification du travail à distance ont contribué à la multiplication des canaux de communication.

Conséquence ? Nous passons en moyenne 5 heures devant nos écrans d’ordinateurs et smartphones chaque jour contre 3,5 heures il y a 5 ans.

Fun fact # 2 - Au 15e siècle de Gutenberg, les lettrés vivent mal les milliers de livres qui inondent le marché. Trop pour qu’une personne puisse les maîtriser tous et maîtriser le savoir “du monde”.

Culture de l'instantanéité

Mais les outils numériques ne sont pas les seuls responsables. Comme bien souvent, l’être humain sème les graines de son propre malheur. La culture de la communication instantanée, des notifications, des alertes infos, bref cette dictature de l’immédiateté a nourri chez beaucoup de salariés une injonction à l’hyper-disponibilité, à l’hyper-réactivité. En effet : puisque toutes les informations sont disponibles pour réaliser telle ou telle tâche, pourquoi ne pas l’accomplir immédiatement ?

Si 80% des salariés dans le monde ressentent une surcharge informationnelle au travail, plus de 65% des e-mails reçoivent une réponse en moins d'une heure…

Un triste paradoxe apparaît alors : ce qui était censé apporter autonomie et flexibilité grâce à l'utilisation des outils numériques se transforme en une "laisse électronique" qui réduit en fait notre autonomie et envahit toutes les sphères de notre vie.

Fun fact #3 - Plus de 70 % des employés déclarent interrompre ce qu’ils font lorsqu’une notification apparaît.

Quelles sont les conséquences néfastes de l’infobésité ?

L'infobésité est un phénomène à prendre au sérieux. Tout comme certains experts alertent déjà sur les conséquences de l’utilisation massive des réseaux sociaux, notamment chez les plus jeunes, la surcharge informationnelle fait, elle aussi, de nombreux dégâts.

Le surplus d’information modifie même la manière dont nous travaillons. Aujourd’hui, un employé de bureau passe en moyenne

• 70% de son temps à chercher des informations
• 25% à isoler les informations utiles
• 4% à consulter les documents pertinents
• 1% à comprendre ce qu’il a lu

Bien sûr, cette étude a été réalisée avant l'arrivée de l’intelligence artificielle. Mais pas sûr que l’IA soit le remède à tout. Pouvoir traiter davantage d’informations en moins de temps peut aussi conduire à une surcharge cognitive.

😨 L'infobésité est une source de stress considérable. Le flot incessant d'informations peut être épuisant mentalement et physiquement, entraînant une fatigue qui peut mener au burnout. Cette charge mentale est encore plus importante lorsque les informations sont ininterrompues, forçant l'esprit à trier et traiter une masse de données en permanence.

🏭 L'infobésité a également un impact négatif sur la productivité de l’entreprise. 74% des managers déclarent souffrir de surinformation et d'un sentiment d'urgence généralisé. Il est parfois difficile pour vos collaborateurs de déterminer ce qui est prioritaire, important ou urgent lorsqu'ils sont submergés par une masse d'informations qui ne cesse de croître.

🏡 De plus, l'infobésité brouille la frontière entre la vie professionnelle et la vie privée. Quand on peut être connecté en permanence, difficile parfois de couper le cordon ou de terminer pour de bon une journée de travail. Le télétravail ou le freelancing ont décuplé ce problème en abolissant la frontière géographique entre bureau et domicile.

🤷 L'infobésité peut également freiner le processus décisionnel d’un salarié voire même d’une entreprise tout entière. Quand on a trop d'informations à disposition, on commence à douter, à vouloir tout vérifier. Selon Sauvajol-Rialland, professeure à Science Po Paris, la surinformation “peut entraîner une incapacité cognitive (un blocage) à réutiliser les informations reçues, ce qui touche aujourd'hui 70% des cadres.”

🧠 L'infobésité peut également engendrer le FOMO (pour Fear of Missing Out) très présent sur les réseaux sociaux, c'est-à-dire la peur de manquer une information importante, ce qui augmente encore le stress et l'anxiété…et l’envie de scroller indéfiniment son feed.

👿 Enfin, la surinformation et la désinformation sont des problèmes majeurs associés à l'infobésité. Internet est un formidable espace de parole et cela a aussi conduit à une prolifération de fausses informations et à une diminution de la qualité de celle-ci..

→ Le manque de temps et de recul peut souvent conduire à des erreurs et à une manipulation de l'information. Les fake news sont devenues monnaie courante sur tous les canaux de communication et même dans le monde professionnel.

Fun fact #4 - 'L'humanité a produit au cours des trente dernières années plus d’informations qu’en deux mille ans d’histoire et ce volume d’informations double tous les quatre ans ... » Etude réalisée à l’université de Berkley

Comment éviter l'infobésité au travail dans votre entreprise ?

Il ne s’agit pas bien sûr de casser votre box internet à coups de marteau ou de jeter votre smartphone à la poubelle. L’idée c’est moins de s’attaquer à la masse d’information qui nous submerge de toute façon que de reprendre le contrôle de notre temps de façon personnelle et collective.

1. Rationaliser l’utilisation des applications collaboratives

Meet, Teams, Slack, Jira, Miro, sans oublier l’intranet, Google Drive ou Sharepoint…Beaucoup d’applications sont utilisées en doublon et font perdre du temps à tout le monde.

Pour réduire la surcharge informationnelle, faites des choix et limitez le nombre d'outils utilisés quotidiennement par vos salariés

2. Centraliser et partager l'information

Le coût estimé du temps passé à rechercher une information est estimé à 1 855 € en moyenne par salarié et par an, soit 95 heures de travail perdues.

Rien de pire que de ne plus se souvenir où se cache ce maudit fichier Excel, celui qui contient les infos dont vous avez besoin pour le reporting à envoyer avant l’heure du déjeuner. “Est-il enfoui dans les entrailles de mon disque dur ? L’ai-je uploadé sur sharepoint ? Et si oui de quelle version s’agit-il ? Ah, non, ça y est je me souviens, je me l’étais envoyé en pièce-jointe d’un e-mail pour l’ouvrir depuis mon PC perso…”

Pour éviter ce genre de mésaventure à vos salariés, créez une base de connaissances en ligne (un wiki) où les salariés peuvent trouver les informations dont ils ont besoin. Chez Betuned, par exemple, on utilise beaucoup Notion pour regrouper toutes les informations dont nous avons besoin pour travailler ensemble. Nous y avons même créé un Wiki avec toutes les informations dont tout le monde a besoin.

3 - Limiter les e-mails internes

68% des salariés de bureau reçoivent plus de 100 e-mails par jour. Un quart ne sera jamais lu.

L’angoisse des boîtes e-mail qui débordent le lundi matin, n’est-elle pas l’angoisse professionnelle la plus partagée du monde moderne ?

Saviez-vous en outre que :

• Plus de 30% de mails sont dus à l’utilisation de la « copie »
• 25% ​sont dus au « répondre à tous »,
• 18%​ au «forward»,
• 17%​ à l’usage conversationnel de l’e-mail (plus de 10 allers-retours)

→ Réduisez la surcharge informationnelle en limitant les échanges d'e-mails internes. Par exemple, utilisez des outils de communication instantanée comme Slack ou Microsoft Teams pour les discussions rapides et encouragez l'utilisation d'e-mails uniquement pour les communications formelles ou importantes.

5. Appliquer le droit à la déconnexion de manière stricte

Assurez à vos collaborateurs un accès aux informations nécessaires à distance, tout en leur garantissant le droit à la déconnexion. Par exemple, définissez des plages horaires où les salariés ne sont pas tenus de répondre aux e-mails ou aux messages professionnels, sauf en cas d'urgence.

Vous pouvez également mettre en place des outils de gestion du temps de travail pour aider les employés à organiser leur journée et à respecter leur temps de repos.

Deux idées à tester ?

• Les journées sans e-mails, comme celles mises en place par PriceMinister, Rakuten, Intel ou encore Deloitte.
• La Poste (en France) qui propose à ses collaborateurs de différer les e-mails envoyés le soir ou le week-end s'ils ne sont pas urgents.

6. Développer une culture du travail collaborative

La technologie, c’est ce que nous faisons, comment nous l'utilisons au quotidien. Pour le reste, il faut se donner les moyens de mieux communiquer, de mieux faire circuler l’information. Voici quelques conseils pour développer une culture du travail collaborative :

Encourager la communication ouverte : Créez un environnement où les salariés se sentent à l'aise pour partager leurs idées, poser des questions et exprimer leurs préoccupations.

Favoriser le travail en équipe : Organisez des projets qui nécessitent la collaboration entre différents départements ou équipes. Encouragez les employés à travailler ensemble sur des projets transverses pour favoriser le partage des connaissances et des compétences.

Reconnaître et récompenser la collaboration : Mettez en place des programmes de reconnaissance qui valorisent le travail d'équipe et la contribution individuelle à des projets collaboratifs. Récompensez les employés qui font preuve d'entraide, de partage des connaissances et d'efforts pour atteindre des objectifs communs.

Promouvoir la diversité et l'inclusion : Encouragez la participation de personnes de différents horizons, expériences et points de vue dans les projets collaboratifs. La diversité favorise la créativité et l'innovation, ce qui peut enrichir les résultats du travail en équipe.

Miser sur l’exemplarité des managers : La direction de l'entreprise doit montrer l'exemple en participant activement aux projets collaboratifs et en encourageant la collaboration à tous les niveaux de l'organisation. Lorsque les dirigeants soutiennent et valorisent le travail d'équipe, cela envoie un message fort à toute l'entreprise sur l'importance de la collaboration.

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